گزارشي از بانك اطلاعات «ده‌سال پژوهش در خراسان»
(1379ـ1370)
دكتر محمدحسين دياني
چكيده
انگيزه‌ها و نحوة شكل‌گيري بانك اطلاعات «ده‌ سال پژوهش در خراسان» شامل مشخصات مندرج در پايگاه اطلاعاتي، دلايل گزينش نرم‌افزار نوسا براي استقرار پايگاه در آن، شيوه‌هاي شناسايي سازمان‌هاي توليدكنندة پژوهش‌ها، و نحوة گردآوري اطلاعات مربوط به پژوهش‌هاي هر سازمان، روش تهية فهرستبرگة طرح‌هاي پژوهشي و اختصاص موضوع يا توصيفگر به هر طرح، روند واردكردن داده‌ها به پايگاه و بررسي صحت داده‌هاي واردشده و بررسي‌هاي كتابسنجي براي برخي سازمان‌ها از جمله دانشگاه‌ها شرح داده شده. سرانجام فهرستي از منابع چاپي، حاوي اطلاعات كتابشناختي پژوهش‌هاي خراسان ارائه شده است.
كليدواژه‌ها: پژوهش، خراسان، پايگاه اطلاعات پژوهش‌هاي خراسان
مقدمه
در طول سال‌هاي 1370 تا 1379 در تعداد قابل توجهي از واحدهاي تحقيقاتي خراسان پژوهش‌هايي با هزينه‌هاي دولتي انجام شده است. به دليل نبود ارتباط علمي بين سازمان‌ها، هم پژوهش‌هاي تكراري انجام شده، هم ديگر سازمان‌ها از حاصل اين پژوهش‌ها بي‌خبر مانده‌اند، و هم تصويري گويا از الگوي پژوهش‌هاي انجام‌شده در خراسان فراهم آورده نشده است. اين موارد، سه مسئلة اساسي را پيش‌روي قرار داده كه پرداختن به آن‌ها به تحقيقي مستقل نياز دارد: 1) تحقيقات تكراري، سرماية انساني و مادي زيادي را به هدر داده؛ 2) حاصل پژوهش‌ها در سطح خصوصي باقي‌مانده و استفادة اجتماعي از آن‌ها در سطح حداقل توقف كرده؛ و 3) خلأهاي تحقيقاتي و موضوع‌هاي اشباع‌شده از پژوهش، ناشناخته مانده‌اند.
به لحاظ نظري چهار پرسش براي پاسخگويي در پيوند با تحقيقات موردنظر وجود دارد. اين پرسش‌ها عبارت‌اند از:
1. چه پژوهش‌هايي، در چه موضوع‌هايي و در چه واحدهاي تحقيقاتي استان خراسان انجام شده؟
2. الگوي پژوهش‌هاي انجام‌شده در خراسان به لحاظ نوع پژوهش، موضوع‌هاي پژوهش، سازمان تأمين‌اعتباركننده و مجريان چگونه است؟
3. خلأهاي پژوهشي استان و موضوع‌هاي اشباع‌شده به لحاظ پژوهش كدام‌اند؟
4. وضعيت نيروي انساني پژوهشگر در خراسان به لحاظ تخصص موضوعي، درجة تحصيلي، جنسيت، سازمان محل اشتغال و سوابق پژوهشي چگونه است؟
آشكار است كه براي پاسخگويي به هريك از چهار مورد بالا، وجود پايگاه اطلاعاتي حاوي اطلاعات مربوط به طرح‌هاي پژوهشي استان خراسان در سال‌هاي موردنظر الزامي است. بر اين اساس، مهم‌ترين هدف اين پژوهش، ساخت «بانك اطلاعاتي پژوهش‌هاي انجام‌شده در سازمان‌هاي دولتي خراسان در طول سال‌هاي 1370 تا 1379» است. در عين حال هرگاه سازماني مشخصات طرح‌هاي انجام‌شدة خود در سال‌هاي 1380 به بعد را نيز در اختيار پژوهشگر قرار داده، آن اطلاعات نيز به بانك اضافه شده. اميد است كه اين بانك تداوم يابد و همواره روزآمد شود.
براي اين منظور انجام اقدامات زير ضروري است:
الف) تعريف پايگاه اطلاعاتي مناسب براي طرح‌هاي تحقيقاتي در قالب نرم‌افزار «نوسا» كه سازمان مديريت و برنامه‌ريزي خراسان در اختيار دارد؛
ب) شناسايي واحدهايي كه تحقيقات آن‌ها با بودجه‌هاي دولتي تأمين شده؛
پ) تهية فهرستبرگه‌هاي حاوي اطلاعات كتابشناختي طرح‌هاي انجام شده در هر واحد بر اساس اطلاعاتي كه خود سازمان‌ها ارائه مي‌دهند، يا اطلاعاتي كه قبلاً توسط خود سازمان يا سازمان‌هاي ديگر در نشريه، كتاب يا بروشوري منتشر شده؛
ت) تعيين موضوع‌هاي (توصيفگرهاي) مربوط به هر طرح تحقيق؛
ث) واردكردن اطلاعات كتابشناختي به پايگاه؛
ج) وارسي صحت اطلاعات كتابشناختي واردشده در هر ركورد؛
چ) انتقال فايل‌هاي حاوي ركوردها به نرم‌افزار «نوسا» موجود در سازمان مديريت و برنامه‌ريزي خراسان؛
ح) بررسي، دسته‌بندي و تحليل كتابسنجي طرح‌هاي تحقيقاتي هر سازمان براي فراهم‌آوردن پاسخ به چهار پرسش كه در بالا مطرح شد (اين مورد با در دسترس‌بودن اطلاعات مربوط به همگي طرح‌هاي هر سازمان ميسر مي‌شود).
تعريف پايگاه اطلاعاتي
به منظور تعريف پايگاه اطلاعاتي مناسب براي طرح‌هاي تحقيقاتي در قالب نرم‌افزار «نوسا» كه سازمان مديريت و برنامه‌ريزي خراسان در اختيار دارد، ساختار و عناصر متشكلة تعدادي از پايگاه‌هاي اطلاعاتي مربوط به طرح‌هاي پژوهشي فارسي كه در دسترس بود مورد توجه قرار گرفت. پايگاه اطلاعاتي سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران، پايگاه اطلاعات طرح‌هاي پژوهشي مركز تحقيقات كشاورزي، پايگاه اطلاعات طرح‌هاي پژوهشي دانشگاه فردوسي، نمونة پايگاه‌هايي بودند كه ساختار و عناصر متشكلة آن‌ها بررسي شد.
نكته‌اي كه در اين مرحله جلب توجه كرد اين بود كه هر سازمان، متناسب با نيازها و نيز متناسب با عناصر اطلاعاتي كه از طرح‌هاي تحقيقاتي خود در اختيار دارد، پايگاه خود را شكل داده است و اين موردي نبود كه بتوان از آن نسخه‌برداري كرد، زيرا پايگاه موردنظر اين پژوهش، پايگاه عامي است كه قرار است داده‌هاي اطلاعاتي همه نوع تحقيقات انجام شده در بسياري سازمان‌ها به آن وارد شود. از اين‌رو، مناسبتر دانسته شد كه عناصر متشكلة پايگاه، عناصري باشند كه كم و بيش در همة طرح‌هاي تحقيقاتي مورد توجه‌اند و اين امكان وجود دارد كه آن‌ها را از منابع چاپي و غيرچاپي موجود در هر سازمان به دست آورد. حاصل بررسي‌ها موجب شد تا قالب زير براي هر ركورد پايگاه اطلاعاتي در نظر گرفته شود. در عين حال براي اين‌كه بتوان به چهار پرسش تحقيق نيز پاسخ داد، هرگاه ميسر بود اطلاعات ديگري نيز روي فهرستبرگه‌هايي كه تهيه مي‌شد، منعكس مي‌گرديد. بر اين اساس، اطلاعات مندرج در برگه‌ها، معمولاً بيش از اطلاعات منعكس شده در قالب هر ركورد است. مهم‌ترين دليل اين تفاوت، اين است كه داده‌هاي منعكس شده در هر ركورد پاسخگوي نياز مراجعان به پايگاه، و داده‌هاي منعكس‌شده روي برگه‌ها تأمين‌كننده اطلاعاتي است كه پژوهشگر براي پاسخگويي به سؤال‌هاي پژوهش به آن نياز دارد.
در قالبي كه براي هر ركورد درنظر گرفته شده، فيلدهايي وجود دارند كه ممكن است در مرحلة كنوني تحقيق قابل پركردن نباشند، ام‍ّا ممكن است در آينده، ورود اطلاعات به آن فيلدها نيز ميسر شود. مهم‌ترين اين فيلدها، فيلد چكيده براي هر ركورد است. وجود چكيده همراه با ديگر اطلاعات كتابشناختي، اطلاعات جامعتري براي مراجعان به پايگاه فراهم مي‌آورد. براي بسياري از طرح‌ها، اصولاً چكيده‌اي در اختيار نيست. اما تعداد قابل توجهي از طرح‌ها، بويژه طرح‌هاي دانشگاه‌ها، چكيده دارند. در مرحلة كنوني، ورود اطلاعات مربوط به چكيده‌ها در قالب طرح پژوهشي ارائه‌شده، منظور نشده است. به هر حال وجود اين فيلد، اين امكان را فراهم آورده كه در صورت تصويب فاز دوم طرح، به آن پرداخته شود.
قالب و عناصر تشكيل دهندة بانك اطلاعاتي پژوهش‌هاي خراسان در سال‌هاي 1370 تا 1379 به اين شرح است.
ارزيابي اكوفيزيولوژيكي و تاريخ كشت چهارگياه دارويي
مجري (مجريان): محمد حسيني (دكتر)
همكاران: رضا احمدي
سازمان مجري: دانشكده كشاورزي: وابسته به دانشگاه فردوسي
كارفرما (سازمان تأمين‌كننده اعتبار): اداره جهاد كشاورزي
بودجه طرح (به ريال): 1800000
تاريخ تصويب: 23/11/1378 تاريخ پايان: 14/10/1380
موضوع (موضوع‌ها): گياهان دارويي/ گياهشناسي
چكيده:

نرم‌افزار پايگاه
در هنگام تقديم طرح اوليه (79ـ 1378)، نرم‌افزار پارس آذرخش را براي ساخت پايگاه پيشنهاد كرده بودم. با تصويب طرح و با تغييرات شديد در دسترسي به امكانات شبكه، لازم بود نرم‌افزاري براي ساخت پايگاه درنظر گرفته شود كه بالقوه بتواند بر روي شبكه نيز مورد استفاده باشد و از سويي امكانات اولية آن در سازمان مديريت و برنامه‌ريزي خراسان موجود باشد. وجود نرم‌افزار «نوسا» در سازمان و امكان نوشتن پايگاهي خاص در قالب اين نرم‌افزار، توجه طراح را از هر نرم‌افزاري به نرم‌افزار «نوسا» جلب كرد ‌ـ بويژه كه كاركنان كتابخانة سازمان و رايانه‌ورزان سازمان نيز با آن آشنايي دارند و نگهداري و بهره‌برداري از آن به آموزش‌هاي قابل توجهي نياز ندارد.
براي واقعيت‌بخشيدن به اين نوع نگاه، لازم بود با كساني كه در مشهد با اين نرم‌افزار كار كرده و با استفاده از قابليت‌هاي اين نرم‌افزار، پايگاه اطلاعاتي براي خود ساخته‌اند مشورت شود. خانم احمدي كارشناس كتابخانة مركزي دانشگاه فردوسي مناسب‌ترين فرد در اين حوزه بود. با مشورت‌هايي كه با ايشان به عمل آمد و با تماس‌هاي تلفني با تهران و دفتر «نوسا» (آقاي محمدزاده) مشخص شد كه آنچه انديشيده شده، امكان عملي دارد.
احمدي مسئوليت ساخت پايگاه را برعهده گرفت و با مشورت‌هايي كه انجام شد و با تغييراتي كه اعمال گرديد، سرانجام پايگاهي با ويژگي‌هايي كه در بالا نشان داده شده، تهيه شد. روشن است كه براي ساخت اين پايگاه و مواردي كه بعداً شرح داده خواهد شد، موافقت كتابخانة مركزي دانشگاه فردوسي الزامي بود. خوشبختانه كتابخانة مركزي از آمادگي لازم براي همكاري برخوردار بود و قرارداد كار با كتابخانة مركزي منعقد شد.
براي اين‌كه پايگاه ساخته‌شده بتواند در نرم‌افزار سازمان مديريت و برنامه‌ريزي فروخواني شود و كارآيي داشته باشد، فايل‌هاي موردنياز به نر‌م‌افزار وارد شد تا شرايط نرم‌افزاري براي فروخواني و عملكرد بهينه فراهم آيد.
در نرم‌افزار تهيه‌شده، امكان جستجو در تمام فيلدها وجود دارد و مي‌توان بر روي فيلدهاي موضوع، مجري، سازمان تأمين‌كنندة اعتبار و تاريخ تصويب، گزارش تهيه كرد.
واحدهاي تحقيقاتي
براي شناسايي واحدهاي تحقيقاتي و آگاهي از مشخصات كتابشناختي طرح‌هاي تحقيقاتي شيوه‌هاي متفاوتي درنظر گرفته شد.
راه نخست، مراجعه به كتابخانه‌ها بود براي آگاهي از اين‌كه آيا قبلاً فهرستي از طرح‌هاي تحقيقاتي انجام‌شده در خراسان يا در سازمان دولتي خاصي تهيه شده و براي اطلاع‌رساني به كتابخانه‌ها فرستاده شده يا نه. كتابخانة مركزي دانشگاه فردوسي، كتابخانة مركزي آستان قدس رضوي، كتابخانة جهاد دانشگاهي، كتابخانة سازمان مديريت و برنامه‌ريزي، كتابخانة مركز اطلاع‌رساني جهاد سازندگي، كتابخانة مركز تحقيقات منابع طبيعي، كتابخانة ادارة صنايع و معادن، كتابخانة بيمارستان امام رضا، كتابخانة صدا و سيما، نمونة كتابخانه‌هايي هستند كه برگه‌دان و قفسه‌هاي آن‌ها براي يافتن فهرستي از اطلاعات مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي جستجو شد.
گرچه اين جستجوها مؤثر واقع شد، ام‍ّا با دشواري‌هايي همراه بود و كمبودها را مشخص كرد؛ چرا كه يا اين‌گونه منابع فهرستنويسي نشده‌اند و درنتيجه رديابي آن‌ها در قفسه‌ها دشوار و ناميسر بود، يا اين‌كه مجموعة موجود در كتابخانه بسيار ناقص بود. اين مورد بويژه براي طرح‌هاي تحقيقاتي سال‌هاي قبل از 1357 چشمگيرتر است. قابل درك است كه شرايط سال‌هاي 1370 تا 1375، يا اين امكان را فراهم نياورده كه به تحقيق بيش از آنچه توجه شده، توجه شود، يا امكانات مالي و نيروي انساني موردنياز در دسترس نبوده، يا كتابداران در گردآوري و سازماندهي منابع اطلاعاتي مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي تلاش لازم را به عمل نياورده‌اند.
دومين شيوة گردآوري اطلاعات، مراجعه به دفاتر تحقيقاتي سازمان‌هاي دولتي و تماس رودررو با مسئول يا كاركنان بخش پژوهش سازمان بود. اين شيوه نيز گاهي موفق و در مواردي ناموفق بود. موارد موفق مواردي بود كه خود سازمان از قبل، فهرستي از طرح‌هاي تحقيقاتي خود در اختيار داشت. مواردي نيز وجود داشت كه سازمان فاقد فهرست آماده بود. در اين حالت تمايل مسئول يا كاركنان بخش پژوهش به مددرساني به اجراي طرح، در سرعت و مقدار اطلاعاتي كه فراهم آورده مي‌شد، مؤثر بود.
سومين شيوة گردآوري اطلاعات مربوط به واحدهايي بود كه در شهري غير از مشهد فعال بودند. در اين مورد نامه‌اي به مسئول مربوطه نوشته مي‌شد و ضمن تشريح اهداف طرح تحقيق، از آن‌ها درخواست مي‌شد فهرستي از مشخصات طرح‌هاي تحقيقاتي خود را به آدرسي كه برايشان مشخص مي‌شد ارسال دارند. اين شيوه نيز در برخي موارد مؤثر واقع شد‌ـ مثلاً دانشگاه بيرجند در پاسخ به نامه، دو كتابچه اطلاعات مربوط به طرح‌هاي خود را ارسال داشت‌؛ در مواردي نيز مؤثر واقع نشد‌ـ مثلاً دانشگاه سبزوار نامه را بدون پاسخ گذاشت. اين احتمال هست كه حالت دوم ناشي از آماده‌نبودن فهرست اطلاعات مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي انجام شده در سازمان مربوطه بوده باشد.
با شرحي كه آمد به مواردي دسترسي حاصل شد كه سياهة كامل آن‌ها در پيوست اين گزارش آمده است.
با بررسي منابعي كه در «پيوست» آمده مشخص شد كه متأسفانه بسياري از سازمان‌ها، اطلاعات سازمان‌يافته‌اي دربارة طرح‌هاي خود در اختيار ندارند و اطلاعات موجود نيز از يكدستي كافي برخوردار نيست‌ـ در بسياري از موارد فقط نام پروژه‌ها يا تحقيقات دردسترس بود. بر اين اساس، اطلاعات موجود در بانك اطلاعاتي نيز براي همة ركوردها يكسان نيست و فقط اطلاعاتي كه فراهم آورده شده در هر ركورد منعكس شده است. بديهي است كه در صورت فراهم آوردن اطلاعات بيشتر دربارة هر ركورد، اين احتمال وجود دارد كه اطلاعات جديد به هر ركورد افزوده شود.
تهيه فهرستبرگة طرح‌هاي پژوهشي
پس از شناسايي و رديابي منابعي كه اطلاعات مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي در آن‌ها مندرج است، منابع در اختيار فيش‌برداران قرار گرفت تا براساس آموزش‌هايي كه ديده‌اند، هر نوع اطلاع مفيد و موجودي كه دربارة هر طرح در منبع مربوطه وجود دارد را با نظم خاصي بر روي برگه‌‌اي جداگانه وارد كنند. اين مورد يكي از طولاني‌ترين مراحل براي فراهم آوردن اطلاعات كتابشناختي به منظور وارد كردن به رايانه بود.
اطلاعاتي كه براي هر طرح مورد جستجو قرار مي‌گرفت، عموماً موارد زير بودند:
مجري يا مجريان طرح، ميزان تحصيلات، جنسيت و نيز درجة علمي مجري يا مجريان طرح (در صورتي كه مجري عضو هيئت علمي يك مركز دانشگاهي بود)، عنوان طرح، سال تصويب طرح، سال اتمام طرح، بودجه‌اي كه براي طرح درنظر گرفته شده بود، سازمان تأمين‌كننده اعتبار، سازمان اصلي و سازمان وابسته‌اي كه طرح در آن به اجرا درآمده.
متأسفانه به دليل اين‌كه اطلاعات مربوط به طرح‌ها در منابع متفاوت ـ يا حتي در منبع واحد ـ از يكدستي لازم برخوردار نبود، امكان نداشت براي همة طرح‌ها به اطلاعات يكساني دست يافته شود. در مواردي فقط عناوين طرح‌ها فهرست شده بود و مشخص نبود كه مجري طرح كيست. در اكثر موارد، بويژه طرح‌هايي كه طول مدت اجراي آن‌ها فراتر از يك يا چند سال بود، يك طرح در سال‌هاي متفاوت در منابع آورده شده بود. در مواردي طرح‌ها با عنوان «طرح‌هاي خاتمه‌يافته» در سال ـ مثلاً 1375ـ آورده شده بودند، در حالي كه سال تصويب هر يك از طرح‌هاي خاتمه‌يافته در آن سال با يكديگر متفاوت بودند. در مواردي فقط سال ذكر شده بود، ام‍ّا معلوم نبود كه سال ذكر شده سال شروع طرح است يا سال خاتمة طرح؛ و در مواردي نيز تاريخي در پيوند با طرح ذكر نشده بود. در مواردي، بويژه در مورد طرح‌هاي كشاورزي، در پيوند با سازمان تأمين‌كنندة اعتبار، بي‌نظمي‌هاي قابل توجهي مشاهده مي‌شد ـ احتمالاً به اين دليل كه سازمان‌ها، واحدها يا بخش‌هاي متفاوتي سازمان تأمين و تصويب‌كنندة طرح بوده‌اند. در اين موارد گاه نام كوچكترين واحد ذكر شده بود و در مورد سازمان تأمين‌كنندة اعتبار، واحدهاي فرادست و فرادست‌تر نيز ذكر شده بودند. و باز در مورد طرح‌هاي كشاورزي، يك عنوان طرح به دليل اين‌كه بيش از چند مجري داشته، زير نام تمام مجريان آورده شده بود. تنها روش كنترل اين موارد، تنظيم برگه‌ها به ترتيب الفباي عنوان بود، كه انجام شد و در نتيجه مشاهده شد كه فيش‌هاي تكراري زيادي نوشته شده است. گاه در طرحي واحد با عنواني واحد، سال‌هاي متفاوتي براي تصويب آن يا خاتمة آن ذكر شده بود.
موارد بالا اين نكته را آشكار مي‌سازند كه براي ثبت و ضبط داده‌هاي مربوط به طرح‌هاي پژوهشي، سازمان‌هاي متفاوت‌ـ يا يك سازمان واحد در زمان‌هاي متفاوت ‌ـ از شيوه‌هاي متفاوتي استفاده كرده‌اند و با اين عمل، انجام بررسي بر روي تك‌تك عناصر بااهميت هر طرح، دشوار يا ناممكن شده است. اين مورد بويژه هنگامي بارزتر است كه كتابچه‌هاي متنوع و متفاوتي براي طرح‌هاي يك سازمان واحد منتشر شده. در مواردي كه اطلاعات مربوط به طرح‌هاي انجام شده در سال‌هاي متفاوت، يكجا و در يك منبع آورده شده، يكدستي بيشتري مشاهده مي‌شود.
نايكدستي‌هاي موجود در منابع، بويژه آن قسمت كه داده‌هاي ناهمساني براي طرح‌ها ارائه شده، بالاجبار به پايگاه اطلاعاتي نيز سرايت كرده است. ام‍ّا، خوشبختانه اين امكان هست كه درپي رديابي داده‌هاي ناقص مربوط به هر طرح، اطلاعات تكميلي به ركورد مربوطه وارد شود.
كار بر روي طرح‌ها، اين نكته را كاملاً آشكار ساخته كه براي هر نوع تحليل داده‌هاي مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي سازمان واحد و سازمان‌هاي متفاوت، آموزش و به‌كارگيري استاندارد واحد، آن‌گونه كه براي كتاب‌ها با نام قواعد فهرستنويسي وجود دارد و رايج نيز شده، ضروري است. سازمان‌هاي مسئول، از جمله مراكز آموزش كتابداري و اطلاع‌رساني، «كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران»، و «انجمن كتابداران ايران» مراكزي هستند كه بايد در اين مورد اقدامات لازم را به‌عمل آورند.
تعيين موضوع يا توصيفگر طرح‌ها
بر اساس داده‌هاي كتابشناختي كه در هر فهرستبرگه آورده مي‌شد، موضوع (ها) و توصيفگر(هاي) لازم، كلاً توسط مجري تعيين و بر روي فهرستبرگه نوشته مي‌شد. براي انتخاب موضوع يا توصيفگر براي هر طرح، سه شيوة متفاوت وجود دارد: استفاده از واژگان كنترل‌شده، استفاده از زبان طبيعي يا كليدواژه‌هاي مندرج در عنوان، و به‌كارگيري زبان نمايه‌سازي آزاد. چون اكثريت قاطع اصطلاحنامه‌هاي با مهار واژگاني، تخصصي هستند و چون در اين طرح همة سازمان‌ها با همة موضوعات مطرح بودند، اين امكان وجود نداشت كه از اصطلاحنامه‌اي استاندارد استفاده كردـ بويژه كه جاي هر نوع اصطلاحنامه‌ جامع اختصاصي يا عمومي به زبان فارسي خالي است. روش دومي كه مي‌شد به‌كار گرفت استفاده از زبان طبيعي يا از شيوة كليدواژه‌اي است. در اين شيوه كلمات توصيفگرها يا عبارات موضوعي، عيناً از آنچه در عنوان طرح منعكس است برگرفته مي‌شوند. چون در زبان طبيعي مترادفات بسيار وجود دارند و اين مترادفات در عناوين نيز ظاهر مي‌شوند، استفاده از اين شيوه نيز ممكن بود دشواري‌هايي در بازيابي به وجود آورد: مثلاً در هنگام بازيابي ركوردهاي مربوط به آموزش و پرورش، ركوردهايي كه كليدواژة آن‌ها تعليم و تربيت است بازيابي نشود. به بياني ديگر، به‌كارگيري اين شيوه اين امكان را به وجود مي‌آورد كه بازيابي‌هاي مبتني بر موضوعي مترادف‌دار، از جامعيت برخوردار نباشد و فقط بخشي از اطلاعات موجود در پايگاه اطلاعاتي بازيابي شود. شيوة سومي كه مي‌توان بر اساس آن به موضوع‌دهي به منابع پرداخت، با نام نمايه‌سازي آزاد شناخته مي‌شود. در اين گونه نمايه‌سازي يك فرد، كه اكثراً متخصص موضوعي است، به منابع موضوع دهي مي‌كند. براي برقراري يكدستي در اين نوع نمايه‌سازي، تجربه و دانش متخصص و نيز واژه‌هاي موجود در عناوين، بويژه به حالت تك‌واژه‌اي، مورد استفاده قرار مي‌گيرند. براي نمايه‌سازي طرح‌ها از اين شيوه استفاده شد. بنابراين تمام طرح‌ها توسط يك فرد موضوع‌دهي شده و در بسياري از موارد از تك‌واژه‌هاي موجود در عنوان طرح استفاده شد. در موارد ضرورت، براي توصيفگرهاي عبارتي از شيوة مقلوب‌سازي (پس و پيش كردن كلمات موجود در يك عبارت موضوعي) نيز استفاده شد. يكي از دلايل تأكيد بر اين شيوه اين بود كه چون كلية طرح‌ها در محدودة زماني كوتاهي موضوع‌دهي مي‌شدند، احتمال داشت كه موضوعاتي كه قبلاً داده شده بودند هنوز در حافظة دائمي يا موقت نمايه‌ساز حضور داشته باشند و اين امر به يكدست‌سازي نمايه ياري رساند.
به يقين با اين شيوه نايكدستي‌هايي در نماية موضوعات به وجود خواهد آمد. بويژه به دليل تأكيد بر تك‌واژه‌ها، اين امكان وجود دارد كه تعداد بازيابي‌هاي داراي ريزش كاذب، قابل توجه باشند. در عين‌حال اين شيوة نمايه‌سازي از نظر هدف مراجعه‌كننده به بانك، بي‌فايده نيست. مثلاً اگر كسي براي كسب اطلاعات دربارة طرح‌هايي كه قبلاً در پيوند با كار و تحقيق او انجام شده به بانك مراجعه مي‌كند يا مي‌خواهد موضوعاتي را كه كمتر روي آن‌ها كار شده شناسايي كند، در هر دو اين موارد، ريزش كاذب مي‌تواند تنوع نگرش و كار بر روي يك واژة موضوعي را بنماياند.
با وجود موارد ذكرشده، لازم است هر چند وقت يك‌بار، نمايه‌اي كه با اين شيوه پديد مي‌آيد مورد بررسي قرار گيرد تا نايكدستي‌هاي به‌وجودآمده برطرف شوند، يا احتمالاًً از طريق اين بررسي‌ها شرايط ساخت اصطلاحنامه‌اي با واژگان كنترل‌شده ميسر گردد و به نوعي به واژگان كنترل‌شده نزديك شود. آشكار است كه پس از پايان مرحلة اول طرح، برونداد رايانه‌اي فايل موضوعات، براي حركت به اين سوي سودمند خواهد بود. لازم به ذكر است كه براي طرح‌هاي كشاورزي، به مقدار بسيار زيادي از موضوعات تك‌واژه‌اي مانند گندم، جو، سويا، سيب، حشره‌كش، و... استفاده شده است. مورد اخير اين امكان را فراهم مي‌آورد كه با يك جستجو به كلية طرح‌هايي كه گندم در آن‌ها محوريت داشته دست يافت. اين نوع جستجو در تعيين موضوعاتي كه تحقيق دربارة آن‌ها به اشباع رسيده و در تعيين موضوعاتي كه خلأ تحقيقاتي براي آن‌ها وجود دارد ياري‌رسان است.
واردكردن داده‌ها به پايگاه و بررسي صحت داده‌هاي وارد‌شده
همان‌طور كه در بند الف آمد، پايگاه اطلاعاتي طرح‌هاي پژوهشي در قالب نرم‌افزار جامع «نوسا» در كتابخانة مركزي دانشگاه فردوسي توسط خانم احمدي ساخته شد. بنابر قراردادي كه با كتابخانة مركزي دانشگاه امضا شد، كار ورود داده‌ها در نسخه‌اي از پايگاه اطلاعاتي كه در رايانة كتابخانه مركزي دانشگاه وجود داشت، توسط كارمنداني از كتابخانه آغاز شد.
فهرستبرگه‌هاي تهيه‌شده براي هر سازمان يا واحد به صورت دسته‌بندي‌شده به كتابخانة مركزي تحويل مي‌شد و كاربران، اطلاعات مربوط به هر طرح را در ركورد جديد وارد مي‌كردند. همين برگه‌ها به‌طور دسته‌بندي‌شده تحويل كارمند ديگري مي‌شد تا كار بررسي و صحت اطلاعات مربوطه در پايگاه را انجام دهد. براي جلوگيري از دشواري‌هاي احتمالي، هر يكصد ركورد در فايل تدوين مشخصي ريخته مي‌شد. براي كسب اطمينان از كارآيي پايگاه در رايانه‌هاي سازمان مديريت و برنامه‌ريزي، سه فايل هر يك با يكصد ركورد از رايانة كتابخانه مركزي از طريق كپي بر روي ديسكت به رايانة سازمان مديريت منتقل شد. بررسي‌ها نشان داد كه تغيير اندكي لازم است تا نماية موضوعات نيز به درستي كاركند. با رفع اين اشكال، در فاصله‌هاي زماني ميسر، دسته‌هايي از فايل‌ها به سازمان مديريت منتقل و در رايانة آن سازمان نسخه‌برداري مي‌شد. با تكرار اين امر در فاصله‌هاي زماني متفاوت، كلية ركوردها به پايگاه اصلي وارد شد.
بررسي، دسته‌بندي و تحليل كتابسنجي طرح‌هاي تحقيقاتي هر سازمان
براي اين‌كه بتوان اين مرحله از كار تحقيق را به نتيجه‌اي مطلوب رساند، لازم است كه در وهلة اول، اطلاعات مربوط به تمام طرح‌هاي تحقيقاتي دورة مورد بررسي، تهيه شده باشد. اين موردي است كه براي همة سازمان‌ها و واحدها ميسر نشده است. اما براي سازمان‌ها يا واحدهايي كه اين امر ميسر شده، بسته به نوع اطلاعاتي كه هر واحد يا سازمان در پيوند با طرح‌هاي تحقيقاتي خود منتشر مي‌كند يا در اختيار مي‌گذارد، تحليل‌هاي متفاوتي مي‌توان انجام داد. در زير فهرستي از اسامي واحدها و تعداد طرح‌هاي تحقيقاتي آن‌ها كه تا اين تاريخ شناسايي شده‌اند آورده مي‌شود. يادآوري مي‌شود كه تعداد طرح‌هاي تحقيقاتي ذكرشده، تعداد نهايي نيست و اين امكان وجود دارد كه در هر ارتباط با سازمان يا با منابع، طرح‌هاي انجام‌شدة ديگري در دورة مورد بررسي در هر سازمان شناسايي شوند كه در آن ‌صورت، آمارها تغيير مي‌كنند.
ادارة آموزش و پرورش خراسان 132
ادارة فرهنگ و ارشاد اسلامي خراسان 77
استانداري خراسان 22
بنياد شهيد انقلاب اسلامي خراسان 6
جهاد دانشگاهي دانشگاه فردوسي 144
جهاد سازندگي خراسان 107
دانشگاه بيرجند 215
دانشگاه علوم پزشكي مشهد 430
دانشگاه فردوسي 490
دفتر مطالعات بسيج منطقه خراسان 10
سازمان برنامه و بودجه خراسان 72
سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي خراسان 183
سازمان تبليغات اسلامي مشهد 52
سازمان صنايع و معادن خراسان 166
سازمان ميراث فرهنگي خراسان 82
شركت برق منطقه‌اي خراسان 62
صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران مركز خراسان 14
مركز تحقيقات كشاورزي خراسان 809
مركز تحقيقات منابع طبيعي و امور دام مشهد 218
نهضت سوادآموزي خراسان 8
جمع 3363

پيوست
سياهة مواردي از طرح‌هاي تحقيقاتي كه مشخصات و اطلاعات آن‌ها به‌دست آمد:
1. دانشگاه فردوسي مشهد. كارنامة پژوهشي در سال‌هاي 70ـ 1368. مشهد: حوزه معاونت پژوهشي دانشگاه فردوسي مشهد، 1371.
2. دانشگاه فردوسي مشهد. معاونت پژوهشي. كارنامة پژوهشي 1376ـ1374. مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد، 1377.
3. دانشگاه فردوسي مشهد. معاونت پژوهشي. پژوهش‌نامه1377. مشهد: دانشگاه فردوسي، 1380.
4. دانشگاه فردوسي مشهد. معاونت پژوهشي. پژوهش‌نامه 1378. مشهد: دانشگاه فردوسي، 1380.
5. دانشگاه فردوسي مشهد. معاونت پژوهشي. پژوهش‌نامه 1379. مشهد: دانشگاه فردوسي، 1380.
6. دانشگاه فردوسي مشهد. معاونت پژوهشي. دفتر ارتباط با صنعت و كشاورزي. شناسنامة طرح‌هاي كاربردي، 1380. مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد، 1381. (تعداد 80 طرح با چكيده).
7. دانشگاه علوم پزشكي مشهد. معاونت پژوهشي. گزارش فعاليت‌هاي حوزة معاونت پژوهشي 1375ـ1372. كل طرح‌ها 40 عنوان همراه با چكيده؛ كل پايان‌نامه‌هاي تحقيقاتي 54 عنوان همراه با چكيده.
8 . دانشگاه علوم پزشكي مشهد. معاونت پژوهشي. كارنامة پژوهشي دانشگاه علوم پزشكي مشهد 1376ـ 1378. مشهد: دانشگاه علوم پزشكي، 1379. (تعداد 49 طرح ـ 39 طرح مربوط به سال‌هاي 1377 و 1378 با چكيده؛ و نيز تعداد 79 پايان‌نامة تحقيقاتي ـ 59 پايان‌نامة تحقيقاتي مربوط به سال‌هاي 1377 و 1378 با چكيده؛ كل طرح‌ها 128، كل طرح‌هاي با چكيده 98 عنوان).
9. دانشگاه علوم پزشكي مشهد. معاونت پژوهشي. كارنامة پژوهشي دانشگاه علوم پزشكي مشهد 1379. مشهد: دانشگاه علوم پزشكي، 1380. (تعداد 46 طرح تحقيقاتي و 25 پايان‌نامة تحقيقاتي؛ كل طرحها 71، كل طرح‌هاي با چكيده 71 طرح)
10. دانشگاه علوم پزشكي مشهد. معاونت پژوهشي. فعاليت‌هاي پژوهشي سال 1380، طرح‌هاي تصويب شده در سال 1380. كل طرح‌ها 103 عنوان همراه با چكيده.
11. دانشگاه بيرجند. كارنامة پژوهشي دانشگاه بيرجند 1380ـ 1378. بيرجند: دانشگاه بيرجند، 1381. كل طرح‌ها 76 عنوان همراه با چكيده.
12. مركز تحقيقات كشاورزي خراسان. كارنامة سال 1370، 16/4/71. (تعداد 70 طرح با چكيده)
13. وزارت جهاد كشاورزي. سازمان تحقيقات، آموزش و ترويج كشاورزي. گزارش نهايي طرح‌هاي تحقيقاتي. چكيده 1200 طرح تحقيقاتي خاتمه‌يافتة وزارت جهاد سازندگي (سابق). جلد اول: بخش منابع طبيعي؛ جلد دوم: بخش علوم دامي؛ جلد سوم: بخش دامپزشكي؛ جلد چهارم: بخش آبخيزداري، اقتصادي اجتماعي، شيلات، مهندسي، اطلاع‌رساني. طرح‌هاي سال‌هاي 1369 تا 1379. طرح‌هاي معرفي‌شده در اين چهار جلد همه داراي چكيده هستند.
14. نسخه‌اي از برونداد رايانه‌اي از اطلاعات مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي انجام‌شده در واحدهاي متفاوت وابسته به جهاد. كتابخانة مركز تحقيقات منابع طبيعي خراسان. 560 عنوان طرح تحقيقاتي مندرج در اين برونداد، مواردي بودند كه در فهرست‌هاي چاپي موجود در مركز وجود نداشتند.
15. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1371. تهران، 1372.
16. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1372. تهران، 1373.
17. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1373. تهران، 1374.
18. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1374. تهران، 1375.
19. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1375. تهران، 1376.
20. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1376. تهران، 1377.
21. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1377. تهران، 1378.
22. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1378. تهران، 1379.
23. سازمان پژوهش‌هاي علمي و صنعتي ايران. كارنامه سال 1379. تهران، 1380.
24. معين تقوي، حميده. فهرست موضوعي و كليد‌واژه‌هاي طرح‌ها، پايان‌نامه‌ها، مقالات و گزارشات تحقيقي (فرهنگي ـ اجتماعي). مشهد: دبيرخانة مشترك شوراي پژوهشي و فرهنگ عمومي خراسان، 1378.
25. دانشگاه آزاد اسلامي. پژوهشنامة دانشگاه آزاد اسلامي سال 1379. تهران: 1379.
26. شوراي پژوهش‌هاي علمي كشور. كميسيون كشاورزي، گزارش ملي تحقيقات بخش كشاورزي در سال 1373. تهران: 1374.
27. مركز تحقيقات منابع طبيعي و امور دام خراسان. مروري بر فعاليت‌هاي بخش تحقيقات منابع طبيعي (1380ـ 1370). مشهد: [بي‌تا].
28. مؤسسة پژوهشي فرهنگ، هنر و ارتباطات. ليست پژوهش‌هاي فرهنگي و هنري. تهران: وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي، [بي‌تا].
29. سازمان صنايع و معادن خراسان. ليست مشخصات پروژه و پايان‌نامه‌هاي اتمام‌يافتة كارشناسي ارشد. مشهد: سازمان صنايع خراسان، فهرست تكثيرشده.
30. جهاد دانشگاهي دانشگاه فردوسي. ليست طرح‌هاي گروه‌هاي پژوهشي. مشهد: برونداد رايانه‌اي، 1382.
31. بنياد شهيد انقلاب اسلامي خراسان. طرح‌هاي تحقيقاتي بنياد. مشهد: 1382. فهرست تهيه شده توسط كتابخانة بنياد.
32. نهضت سوادآموزي خراسان. فهرست طرح‌هاي تحقيقاتي. مشهد: 1382. فهرست تهيه‌شده توسط مسئول واحد پژوهش.
33. سازمان تبليغات اسلامي خراسان. مشخصات طرح‌هاي پژوهشي گروه علوم اجتماعي، گروه فقه، گروه فلسفه و اديان، گروه اقتصاد، گروه تاريخ در سال 1380. فهرست تهيه‌شده توسط گروه علوم اجتماعي.
34. ادارة آموزش و پرورش. فهرست طرح‌هاي تحقيقاتي. شوراي پژوهشي. برونداد رايانه‌اي، 1382. و نيز فهرستي كه شوراي پژوهشي اين اداره ارائه داد.
35. وزارت جهاد سازندگي. معاونت آموزش و تحقيقات. چكيده طرح‌هاي تحقيقاتي معاونت آموزش و تحقيقات وزارت جهاد سازندگي (1370ـ1376). تهران: دفتر طرح و برنامه‌ريزي و هماهنگي امور پژوهشي، 1377.
36. اداره فرهنگ و ارشاد اسلامي خراسان. فهرست ارائه‌شده توسط اين اداره به صورت دستنويس و نيز اطلاعاتي كه از فهرست تحقيقاتي جهاد دانشگاهي استخراج شد.
37. فهرست ارائه‌شده توسط مسئول كتابخانة استانداري خراسان.
38. سازمان مديريت و برنامه‌ريزي خراسان. اطلاعات مربوط به طرح‌هاي تحقيقاتي اين سازمان از فهرست ارائه‌شده توسط جهاد دانشگاهي استخراج شد.
39. اداره مخابرات. فهرست ارائه‌شده توسط مسئول مربوطه (اطلاعات مربوطه از دقت لازم برخوردار نبود و مشخص نبود كه آنچه فهرست‌شده پروژه‌هاي داخلي است يا طرح‌هاي مصوب‌ـ اين موارد فعلاًَ در بانك اطلاعاتي منعكس نشده است.
40. سازمان ميراث فرهنگي. فهرستي كه واحد پژوهش اين سازمان ارائه داد.
41. سازمان برق منطقه‌اي خراسان. فهرست آماده و چاپ‌شده‌اي كه مسئول واحد پژوهش اين سازمان ارائه داد.
42. صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران. مشهد. اطلاعات مربوط به طرح‌هاي اين سازمان از فهرست ارائه‌شدة جهاد دانشگاهي استخراج شد. مراجعات و تماس‌هاي تلفني مكرر به صدا و سيما نتيجه‌اي نداد.